Inschrijfformulieren

Nadat via het Menupad: Relaties >Inschrijvingen een selectie is gemaakt voor een bestaand "inschrijfformulier" of voor een nieuw inschrijfformulier is gekozen, wordt onderstaand scherm getoond.

Onderstaand worden de verschillende  onderdelen van het inschrijfformulier besproken.

Let op: Boven het eerste blok wordt aangegeven of een relatie al in de ledenadministratie voorkomt, of dat een relatie op hetzelfde adres voorkomt. In dat geval kan het inschrijfformulier aan het bestaande lid gekoppeld worden.

Is het inderdaad een bestaande relatie dan kan het relatienummer overgenomen worden uit de opmerking naar het veld relatienummer. De nieuwe inschrijving wordt dan gekoppeld aan de bestaande relatie. Zie bovenstaand voorbeeld. Zie ook: Zie: Een oud-lid meldt zich aan. Wat nu?

Ook kan in bovenstaand scherm een aantekening worden gemaakt. De briefdatum geeft aan wanneer de laatste brief is verstuurd.

Indien een aanmelding bestemd is voor het nieuwe seizoen dan kan hier de datum van ingang gewijzigd worden. Deze kan dan op de begindatum (Let op: dit moet ingevuld worden in het het veld 'Datum', dus niet 'Statusdatum') van het nieuwe seizoen gezet worden. Het juiste seizoen moet dan ook hieronder juist gekozen worden bij het blok activiteit.

Het blok persoonlijke gegevens

In het onderstaande blok kunnen de gegevens van het lid ingevoerd en bewerkt worden.

Het veld relatienummer wordt alleen ingevuld als de relatie al bekend is in het systeem, dus als boven het vorige blok dit wordt aangegeven. Dit is belangrijk om dubbele relaties in het systeem te voorkomen.

In alle andere gevallen is er sprake van een nieuwe relatie die nog niet in het systeem voorkomt. Dan zal automatisch een nieuw relatienummer uitgegeven worden.

 

Het blok "Activiteit" en "Lessen"

In het onderstaande blok wordt aangegeven voor welke activiteit het nieuwe lid wordt ingeschreven en voor welk seizoen.
Ook worden hier al gekozen lessen voor het nieuwe lid aangegeven.

Het is ook mogelijk om via de knop "Voeg toe"  extra activiteiten en/of lessen toe te voegen.

LET OP: AllUnited kiest het seizoen op basis van de datum van inschrijving. Is de inschrijving bedoeld voor het nieuwe seizoen, dan moet dat hier aangepast worden.

Van elke activiteit die aanwezig is in het systeem kan worden aangegeven of dit op het inschrijfformulier opgenomen moet worden. Zie: Activiteiten

Het blok "Vragen"
In onderstaande blok kunnen extra "Vragen" Zie: Formuliervelden  ingevuld/bekeken worden.

Het blok "Opmerkingen" en "Inschrijfkosten"

Ook kunnen er opmerkingen ingevoerd worden in het blok "Opmerkingen". Het verschil tussen opmerkingen en aantekeningen is, dat de aantekeningen in het inschrijfformulier blijven. De opmerkingen worden meegenomen naar de relatiekaart als wanneer/als er op Aannemen wordt gedrukt.

Ook zijn de inschrijfkosten, in dien van toepassing, hier inzichtelijk.

Het blok "Afhandeling"

Bij het blok Afhandeling kan de gewenste afhandeling en status worden aangegeven van de inschrijving. Hier zal ook het factuurnummer zichtbaar zijn indien er al een factuur is aangemaakt.

Het veld route kan gebruikt worden om aan te geven waarop men wacht als de inschrijving nog niet wordt aangenomen.
Een route is een manier om de inschrijfformulieren in behandeling te nemen, zodat iemand anders er verder mee aan de slag kan, zie Zie: Inschrijfformulier routes.

Bijvoorbeeld: een nieuw lid kan pas aangenomen worden als er een machtiging voor automatische incasso is, of wanneer er plek is in een team, of wanneer de foto aanwezig is. Zodra alles compleet is wordt kan de inschrijving aangenomen worden door te drukken op "Aannemen".

De gegevens uit het inschrijfformulier worden dan overgenomen naar de ledenadministratie. Vanaf dat moment kan de relatie mee in de interface naar de bond, indien er een interface beschikbaar is.  Het inschrijfformulier blijft beschikbaar als naslagwerk.

Dit naslagwerk is beschikbaar omdat veel verenigingen ook naar vrijwilligerswerk vragen. Deze personen kunnen niet allemaal overgenomen worden naar de ledenadministratie, maar de gegevens kunnen dan via het aanwezige inschrijfformulier nog geraadpleegd worden.

Het proces van de inschrijving van een nieuw lid Zie: Proces van inschrijving nieuw lid.

Het inschrijven via de website Zie: Inschrijfformulier tonen op eigen of AllUnited website.