Facturatieproces
Bij facturatie zijn een aantal mogelijkheden die hieronder besproken worden.
1. Massa facturatie en incasso
Het stappenplan voor de massafacturatie en de incasso daarvan is als volgt:
Stap 1: Nieuw seizoen aanmaken
Voor elk seizoen moet het nieuwe seizoen worden aangemaakt. Dit gaat via het Menupad: Activiteiten & Teams > Instellingen > Seizoenen (onder de kop activiteiten) Zie: Seizoenen
Voor elke vereniging kan een seizoen anders zijn, Dit kan een jaar zijn, een maand een kwartaal, maar ook een periode van juli tot en met juni. De meeste verenigingen maken gebruik van meerdere seizoenen.
Bijvoorbeeld het seizoen voor het inschrijfgeld omdat dit een doorlopend seizoen is, naast het seizoen voor de sport/activiteit.
Tip: Maak het nieuwe seizoen op tijd aan, dit voorkomt dat nieuwe inschrijvingen voor het nieuwe seizoen nog in het oude seizoen binnenkomen, omdat het nieuwe seizoen nog niet kan worden gekozen.
Stap 2: Contributies kopiëren
Kopieer de contributies van het vorige seizoen naar het nieuwe seizoen via het Menupad: Activiteiten & Teams > instellingen > contributies (onder de kop activiteiten) in de menubalk staat een knop contributies kopiëren Zie: Contributies
Zorg ervoor dat alle activiteiten gekopieerd worden. De kopieerfunctie moet herhaald worden totdat alle activiteiten zijn gekopieerd. Het geeft niet als een activiteit tweemaal wordt gekozen. De melding
"Voor 'activiteit XXX' geen nieuw seizoen gevonden. Via instellingen eerst nieuw seizoen aan maken."
komt dan in beeld. Als het nieuwe seizoen al is aangemaakt, dan kan deze melding genegeerd worden.
LET OP: Als er in de omschrijving van de contributie een jaartal of seizoen wordt gebruikt, dan moet deze aangepast worden nadat de contributies zijn gekopieerd.
Indien nodig kunnen de bedragen van de contributies aangepast worden.
Stap 3: Massa facturatie en facturatie van een individueel lid (bijvoorbeeld indien later lid geworden)
De massa facturatie of de facturatie van een individueel nieuw lid gaat op dezelfde wijze. Hieronder volgen de stappen van de facturatie.
- Facturen aanmaken Zie: 1. Massaal factureren
- Lijst niet geboekte facturen Zie: 2. Concept facturen
- Massa boeken Zie: 3. Massaal boeken
- Facturen afdrukken Zie: 4. Facturen versturen
Optie; Massa verwijderen, indien blijkt dan alle of veel facturen foutief zijn. Zie: Massa verwijderen
TIP: Maak bij stap 1 altijd eerst de facturen aan voor het oude seizoen. Dus zet de "Begindatum seizoen vóór of op" op de laatste dag van het vorige seizoen. Zoals in het voorbeeld hieronder. Dan worden eerst de facturen voor het vorige seizoen aangemaakt en kunnen deze eventueel nog gecorrigeerd worden. Vaak betreft het hier nieuwe leden, die geen activiteit voor het oude seizoen hadden moeten krijgen of correcties op het oude seizoen.
Voordeel is dat ze niet per ongeluk tussen de facturen voor het nieuwe seizoen komen. Nadeel is dat altijd alle facturen voor het inschrijfgeld worden aangemaakt, omdat voor deze activiteit de datum van het vorige seizoen ook geldig is. Als optie kan het inschrijfgeld uitgevinkt worden.
Stap 4: Incasso van de gefactureerde contributie
De incasso van de gefactureerde contributie staat hier Zie: Boekhouding automatische incasso/betalingen
2. Handmatige facturen en creditnota's
Indien het niet mogelijk is om facturen via activiteiten, contracten of lessen etc. te factureren, dan kan een handmatige factuur aangemaakt worden. Zie: Het aanmaken/bekijken van een factuur.
LET OP:
Voor leden die later in het jaar lid worden, wordt gewoon met massa factureren stap 1 een factuur aangemaakt. Deze factuur kan zonodig in de lijst niet geboekte facturen aangepast worden, door de prijs aan te passen, indien een nieuw lid, niet de gehele contributie hoeft te betalen.
Ook is het beter om voor leden die achteraf een afwijkend bedrag betalen (bijvoorbeeld omdat ze geblesseerd zijn geraakt) niet een aparte handmatige factuur te maken, maar de factuur te storneren en via massa factureren een nieuwe factuur aan te maken. In de lijst niet geboekte facturen kan dan het bedrag aangepast worden voordat de factuur wordt geboekt.
Voor creditnota's moeten de bedragen negatief worden ingevuld.
Handmatige facturen en creditnota's kunnen afgedrukt worden bij de factuur. Ook kan hiervoor stap 4 van de massa facturatie gebruikt worden. Zie: 4. Facturen versturen
3. Inkoopfacturen en creditnota's
Voor inkoopfacturen kunnen zowel debet- als creditfacturen aangemaakt worden. Zie: Inkoopfactuur bekijken
LET OP: voor creditnota's moeten de bedragen negatief worden ingevuld.
Instellingen bij de facturatie.
Meestal zullen de instellingen voor de facturatie samen met AllUnited goed zijn ingesteld. Mochten toch wijzigingen nodig zijn, dan kunnen deze aangepast worden.
Bij betaalwijze staat ingesteld hoe de incasso plaats vindt van de leden met automatische incasso, indien bij het lid zelf niets staat ingevuld. Zie: Betaalwijze
Bij betalingstermijn staat ingesteld welke betalingstermijnen er mogelijk zijn. Zie: Betalingstermijn
Bij de factuurtypen staat ingesteld welke factuurlayout wordt gekozen voor de factuur. Zie: Factuurtypen
Bij factuurbronnen staat ingesteld welke betalingstermijn wordt gehanteerd als nergens iets wordt ingegeven en of er familiekorting wordt gehanteerd. Zie: Factuurbronnen