4. facturen versturen
Na het boeken van de facturen is het mogelijk om deze per mail te versturen. De relaties zonder emailadres blijven dan staan om eventueel afgedrukt en per post verstuurd te worden. Voor de verschillende soorten facturen, zoals contributiefacturen(activiteiten) of sponsorfacturen kan een aparte factuuropmaak gemaakt worden.
Menupad : Facturen > 4. Facturen versturen
Via dit menupad wordt onderstaand scherm getoond:
Hier staan nu de facturen gereed die we via massa boeken en individueel boeken hebben geboekt.
De procedure is nu als volgt:
- Facturen controleren:
Zet het vinkje bij het juiste type facturen (voor contributiefacturen het vinkje bij activiteiten), waar het aantal facturen achter staat om af te drukken.
Laat het vinkje bij simuleren aan staan en druk op Afdruktonen.
Ze worden dan op het scherm getoond, maar verder gebeurt er niets. Er wordt een apart tabblad geopend om de pdf met de factuurafdruk te tonen. Aan de hand daarvan kan de afdruk gecontroleerd worden. - Facturen per mail versturen:
Als het vinkje simuleren weggehaald wordt, dan dient eerst op Verstuur per e-mail gedrukt te worden. De facturen worden dan per mail verstuurd. De facturen die niet per mail kunnen worden verstuurd (omdat het lid geen mailadres heeft) blijven staan om af te drukken en per post te versturen. - Facturen per post versturen:
Van leden die geen mailadres hebben, blijven de facturen staan. Deze kunnen dan via afdruktonen op het scherm getoond worden als pdf en afgedrukt worden om per post te versturen.
LET OP: Laat het vinkje simuleren niet staan als alle facturen per mail worden verstuurd. AllUnited ziet dit dan als "test" facturen en stuurt de mails naar het emailadres van de ingelogde gebruiker.
De knop CSV bestand wordt alleen gebruikt door verenigingen die hun facturen buiten AllUnited om willen laten afdrukken.
Het opnieuw versturen van facturen.
Een individuele factuur kan altijd afgedrukt worden door de factuur te openen vanaf bijvoorbeeld het debiteurenscherm Zie: Debiteurenfactuur bekijken en/of herafdrukken of elk ander scherm waarop het factuurnummer staat. Hier wordt besproken hoe een bepaalde selectie van een aantal facturen kan worden afgedrukt of per mail verstuurd.
|
Veldnaam |
Omschrijving |
| Factuurnummers | Hier wordt een range van facturen op basis van het factuurnummer geselecteerd |
| Factuurdatum | Hier wordt een een range van facturen op basis van de factuurdatum geselecteerd |
| Datum afgedrukt/verstuurd | Hier wordt een range van facturen op basis van de datum waarop de facturen zijn afgedrukt of per mail verstuurd geselecteerd. |
| Betaal wijze | Hier kan bijvoorbeeld gekozen worden voor een = in het eerste veld en een leeg veld in het tweede veld. Meestal is de instelling zo, dat het veld betaalwijze leeg blijft indien er niet gekozen is voor automatische incasso. Per vereniging kan dit anders ingericht zijn. |
| Verstuurd methode | Als een pdf verloren is gegaan en de facturen niet afgedrukt konden worden, dan kan hier ook de verstuurdmethode gekozen worden. Als voor print wordt gekozen, dan worden de facturen die per mail zijn verstuurd niet meegenomen in de selectie. |
| Herafdruk/mail | Dit veld wordt aangevinkt als de facturen al eerder zijn geprint of per mail verstuurd. |
| Geen aanmaandata | Indien op de factuur ook de openstaande facturen getoond worden, dan kan ervoor gekozen worden om deze gegevens bij een herafdruk niet mee te nemen. |
| Simuleren | Dit veld wordt aangevinkt als eerst gekeken moet worden of de gekozen selectie de juiste facturen oplevert. |
| Factuurtype | Maak een keuze voor het juiste factuurtype. Aan het factuurtype is de factuurlayout gekoppeld. Dus een goede keuze is belangrijk. |
Per factuurtype kan een factuurlayout gekoppeld worden. Dus voor de contributiefactuur kan een andere layout gekozen worden dan bij de sponsorfactuur of de handmatige factuur.
Via het menupad: Facturatie > instellingen > afdrukformulieren (onder de kop algemeen) kan één van de voorbeeld facturen die in AllUnited aanwezig zijn aangepast worden voor de vereniging. Zie: Afdrukformulier voor facturen
Via het menupad: Facturatie > instellingen > Factuurtype (onder de kop factureren) kan de juiste layout aan het factuurtype gekoppeld worden. Zie: Factuurtypen