Tabblad documentenbeheer
Via de knop documentenbeheer kan op diverse plekken een document opgeladen worden. Bijvoorbeeld op het tabblad relaties, kunnen gescande documenten zoals een machtiging voor automatische incasso, of een paspoort of rijbewijs opgeladen worden. Bij het crediteurenscherm kunnen gescande inkoopfacturen opgeladen worden en bij de contracten de sponsorcontracten. Op die manier is altijd bij een relatie alles terug te zoeken. De papieren documenten zijn dan in veel gevallen niet meer nodig. Bijvoorbeeld machtigingen voor automatische incasso kunnen nadat ze zijn gescand en opgeladen op ieder moment weer afgedrukt worden.
Wij adviseren wel om belangrijke documenten, zoals contracten en inkoopfacturen altijd ook op papier te bewaren.
Menupad: Relaties > relaties beheren > Zoek een relatie op > tabblad Documentenbeheer
Via dit menupad wordt onderstaand scherm getoond.
Hier kunnen documenten per relatie opgeslagen worden. Een voorbeeld is de machtiging voor automatische incasso. Als de incassomachtiging digitaal wordt aangeleverd of is gescand, dan kan deze vastgelegd worden bij de relatie.
Door bij bladeren een document te kiezen op de eigen computer kan deze met de knop bevestigen worden vastgelegd. Deze knop bladeren wordt alleen getoond als men op wijzigen staat. In de menubalk bovenin het scherm kan geschakeld worden tussen weergeven en wijzigen door op deze knop te drukken.
Het veld ObjDoc Groep bevat de groepen van documenten die kunnen worden gebruikt bij het vastleggen van de documenten. Zie: ObjDoc Groepen
Groepen kunnen zijn:
- Contracten (vastleggen via kluis met documenten)
- Incasso machtigingen (vastleggen via relaties)
- Handleidingen (vastleggen via kluis met documenten)
- Verzekeringen (vastleggen via kluis met documenten)
- Sponsorcontracten (vastleggen via tabblad contracten)
- Goedkeuring kascommissie (vastleggen via kluis met documenten)
- Functiebeschrijvingen (vastleggen via kluis met documenten)
- Jaarrekeningen (vastleggen via kluis met documenten)
- Inkoopfacturen (vastleggen via tabblad crediteuren)
Het is belangrijk om hier een goede structuur in aan te brengen, zodat documenten gemakkelijk terug te vinden zijn.
Naast het vastleggen van documenten per relatie, kunnen er ook documenten vastgelegd worden via de kluis met documenten zoals verzekeringspapieren of functiebeschrijvingen. Zie: Diversen - Lijst met documenten
Zie voor het toevoegen van beveiligde bestanden artikel Zie: Het vullen van een Website artikel met tekst fotos video