Tabblad contracten

Menupad: Relaties  > Relaties beheren > Tabblad contracten

Op het tabblad contracten worden de contracten van de relatie getoond. Bijv. sponsorcontracten.

Natuurlijk kan er ook een contract vastgelegd worden voor baanhuur of andere zaken.

Via het menupad wordt onderstaand scherm getoond.

Hier kunnen 1 of meerdere contracten worden vastgelegd. Alleen als men op wijzigen staat, kunnen nieuwe contracten worden toegevoegd of contracten worden gewijzigd. In de menubalk bovenin kan de status weergeven omgezet worden naar wijzigen en vice versa.

 

Veldnaam 

Omschrijving
  Als dit veld wordt aangevinkt dan wordt het contract na het drukken op bewaren verwijderd. Een contract kan alleen verwijderd worden als er nog geen facturen aan het contract gekoppeld zijn. Een contract dat is gefactureerd kan alleen beëindigd worden door de einddatum erin te zetten.
 Contracttype Het contracttype wordt bijgehouden via instellingen > contracten. Het contrattype bepaalt op welke grootboekrekening de omzet geboekt moet worden, of BTW in rekening moet worden gebracht. Ook kan er een vaste omschrijving en een vast bedrag ingevuld worden. Zie: Contracttypen
 Referentienr. Dit is een vrij veld om een referentie van het contract in te geven. Kan ook leeg blijven.
 Vanaf datum Dit is een verplicht veld. Dit is de ingangsdatum van het contract.
LET OP: Het is belangrijk om de start van een reeds bestaand contract te laten ingaan op het moment dat het contract ook voor het eerst vanuit AllUnited gefactureerd moet worden. Anders worden er met terugwerkende kracht ook facturen klaargezet voor de oudere jaren.
 t/m datum

Als het contract beëindigd wordt, dan wordt hier de einddatum van het contract vermeld.
LET OP: De einddatum bepaalt of er een factuur voor een volgende periode wordt aangemaakt.
Voorbeeld:

  1. Vanaf datum is 1 januari 2013 en t/m datum is 31 december 2013. Het contract eindigt VOOR de nieuwe verlengdatum van het contract. Er zal geen factuur voor het nieuwe jaar aangemaakt worden.
  2. Vanaf datum is 1 januari 2013 en t/m datum is 1 januari 2014. Het contract eindigt NA of OP de nieuwe verlengdatum van het contract. Er zal wel een factuur voor het nieuwe jaar aangemaakt worden.

Lukt het niet de einddatum te zetten, dan is er al een factuurregel voor de nieuwe periode aangemaakt. In dat geval moet eerst de factuurregel verwijderd worden. Daarna kan de einddatum gezet worden. Zie ook factuurregels hieronder.
 Bedrag Hier wordt het bedrag van het contract ingegeven. De instellingen van het contracttype  bepalen of het bedrag in of exclusief BTW moet zijn. Via het menupad:  Contracten Instellingen > contracttypen (onder de kop contracten) kan dit ingesteld worden. Zie: Contracttypen
 Korting Hier kan een kortingspercentage aangegeven worden, dat op het contract toegepast moet worden.
 Factuur frequentie Dit is de frequentie van het aanmaken van de factuur. Moet er elk jaar een factuur verstuurd worden, dan staat deze op jaarlijs. Moet er elk kwartaal een factuur verstuurd worden, dan staat hier kwartaal. Zie: Instellingen contractperioden
 Omschrijving Dit is de omschrijving die op de factuur wordt meegenomen.
Factuurregels

Door dit aan te vinken wordt de factuurregel verwijderd.
Dus moet een contract beëindigd worden en wordt de einddatum niet geaccepteerd, dan moet hier de factuurregel voor de nieuw periode verwijderd worden voordat de einddatum gezet kan worden.
Dit kan alleen als deze periode nog niet is gefactureerd.
Datum Begindatum van de te factureren periode
Factuurnummer Is gevuld met factuurnummer als de periode is gefactureerd

De facturen voor de contracten kunnen via het Menupad : Facturatie  > 1.massa factureren aangemaakt worden. Zie:

Via het Menupad: Communicatie & Rapportages > sponsoring > contracten Zie: Diversen - rapportages - sponsoring contracten kan een overzicht van de contracten opgeroepen worden.