Avg | oud-leden bewaren

Iedere club/vereniging zal de oud-leden willen bewaren voor een lustrum, maar ook voor de situatie dat een oud-lid toch weer lid wordt. Helaas moeten de persoonsgegevens van oud-leden na een bepaalde termijn gewist worden (of bij ons: geanonimiseerd). Hierdoor zal het oud-lid niet meer terug te vinden zijn in het systeem.

De afgesproken bewaartermijn kan in een privacy regltement of statuten van de club/vereniging genoemd zijn. Als dit niet het geval is, is het de wettelijke bewaartermijn van maximaal 2 jaar.

(NB. Er mag ook niet een onofficieel document bestaan met persoonsgegevens van oud-leden.)

Dus gaan we ze nog 1 keer een email sturen met de vraag of ze onthouden willen worden.

Relaties > Selectie wizard > [Selecties beheren]
Selecteer daar uit de lijst "Ledenlijst (oud)", en kies voor [Kopieren]
Geef bijv. dezelffde naam op bij Selectie, dus "Ledenlijst (oud)"

Deze selectie kan je gebruiken om alle oud-leden te mailen.

Vraag in deze email of je hun persoonsgegevens nog mag bewaren, en van de oud-leden die aangeven dat ze bewaard willen worden,
zet je dan de Anonimiseerstatus op "mag bewaard blijven". Alle andere oud-leden moeten op "moet geanonimiseerd worden".

Oud-leden, die na de afgesproken bewaartermijn nog in het systeem staan, moeten door een ledenadministrateur geanonimiseerd worden. Dit houdt in dat op de knop "Anonimiseer" bij de relatie gedrukt moet worden. Het systeem controleert dan of het kan, en zal melden wanneer dit niet het geval is. Als het lid wel geanonimiseerd is, wordt dan onherkenbaar gemaakt, en heeft dan de Anonimiseerstatus "geanonimiseerd".

Tip: Oud-leden die niets aangeven, of aangeven niet bewaard te willen worden, moeten "vergeten" worden uit alle data. Ook papier en email (van gebruikers) vallen daaronder.