Proces inrichten ideal op lessen/evenementen/inschrijfformulier

Wil je met iDeal gaan werken, dan moet daarvoor eerst de module worden geactiveerd.
Hier zijn (jaarlijkse) kosten aan verbonden, dus stuur een ticket naar AllUnited dan kan e.e.a. in gang worden gezet.

Indien de organisatie al beschikt over een iDeal-account bij een leverancier zoals Pay.nl, Rabobank of Mollie, dan kunnen evenementen/lessen en inschrijfkosten nieuw lid  nu direct via iDeal betaald worden.

Voor het inrichten van Ideal moeten een aantal instellingen gecontroleerd en aangevuld worden. Naarmate de organisatie langer werkt met AllUnited is de kans groter dat bepaalde instellingen nog niet goed staan of niet zijn aangemaakt.

1. Grootboekrekening voor ideal tussenrekening
2. Documenttype t.b.v.iDeal (controleren)
3. iDeal betalingstermijn met 0 dagen
4. Factuurtypes lessen/evenementen/inschrijving
5. Factuurbron lessen/evenementen
6. Maken inschrijfformulier voor inschrijving evenement (alleen nodig indien ook NIET leden zich in kunnen schrijven)
7. Boekhouding specificaties t.b.v. iDeal
8. iDeal instellen op les-/evenementype welke gebruikt gaat worden voor iDeal
9. Evenement (les) aanmaken
10. Inschrijfformulier t.b.v. inschrijfgeld

 

1. Grootboekrekening voor iDeal tussenrekening

Via het menupad: Boekhouding > Instellingen > Grootboekrekeningen

 

2. Documenttypen (controleren)

Via het menupad: Boekhouding > Instellingen > Documenttypen]

Druk op wijzigen en onderstaand scherm wordt getoond.

 

Zorg ervoor dat de rood omkaderde documenttypen aanwezig zijn en voeg deze zo nodig toe.
Schakel om naar 'Wijzig-modus') en klik op [Voeg toe] om extra regels aan te maken. Bewaar de aanpassingen. 

3. Betalingstermijn

Via het menupad: [Facturatie] > [Instellingen]  > [Betalingstermijnen]

Druk op wijzigen en onderstaand scherm wordt getoond.

 

Maak indien deze nog niet aanwezig is een aparte betalingstermijn aan voor iDeal en zorg ervoor dat het aantal dagen op 0 staat. 

1. Vul verwerkdatum	Met deze instelling krijgt een door de iDeal betaling aangemaakte factuur direct een verwerkdatum mee en kan deze niet evt. nog in een incassobestand worden opgenomen.
2. Toestaan in Ledenmodule/Website	Met deze instelling kunnen openstaande facturen via de Website en/of Ledenmodule per iDeal voldaan worden.

4. Factuurtypen

Via het menupad: [Facturatie] > [Instellingen]  > [Factuurtypen]

Druk op wijzigen en onderstaand scherm wordt getoond.

 Maak indien deze nog niet aanwezig zijn de factuurtypen aan voor lessen/evenementen. Dit zijn de factuurtypen CC en CD.

Aan dit factuurtype MOET een afdrukformulier gekoppeld zijn, zodat de betaler ook een factuur ontvangt. Anders kan het proces niet automatisch afgerond worden.

Er kan met een apart afdrukformulier tbv iDeal gewerkt worden maar het kan ook volstaan door bijv. aan het afdrukformulier voor de contributiefacturatie een stukje code/tekst toe te voegen en deze tevens bij het betreffende factuurtype te activeren.
Afdrukformulieren worden beheerd via menupad: Relaties > Alle Instellingen > Afdrukformulieren en klik op "Selecteren"
Het gaat dan om deze code/tekst met : <elseif paymenttermcode;=;'IDL'>Deze factuur is reeds per iDeal voldaan.

5. Factuurbron

Via het menupad: [Facturatie] > [Instellingen]  > [Factuurbronnen] 

Druk op wijzigen en onderstaand scherm wordt getoond.

 

Zijn Lessen en Evenementen hier niet aanwezig druk op voeg toe om een nieuwe factuurbron toe te voegen. Selecteer de bron. Druk daarna op controle om de keuzes voor het factuurtype en de betalingstermijn zichtbaar te maken, selecteer juiste opties en bewaar de aanpassing. 

6.  Inschrijfformulier voor inschrijving les en/of evenement. Deze is ALTIJD NODIG indien NIET leden zich moeten kunnen inschrijven.

Let op het relatietype. Indien  de inschrijver geen lid wordt, dan moet er een apart relatietype gekozen worden. 
Zie: Algemeen inschrijfformulier

Alléén het bovenste blok van het inschrijfformulier is dan van belang.

 
 

7.  Boekhouding specificaties

Via het menupad: [Boekhouding] > [Instellingen]  > [iDeal]

Druk op wijzigen en in het scherm dat wordt getoond, is het bovenste blok ingericht met gegevens van één van de 3 leveranciers waar deze module mee kan werken.
Dit MOET voor iDeal ingevuld zijn/worden.
De gegevens ingevuld bij 1 tm 3 worden door de leverancier aangeleverd. 
Is de Rabobank de iDeal leverancier dan moet de 'Webhook' worden gekopieerd in bij de instellingen van de Rabobank worden ingevoerd.
Let op! Rabobank zal af en toe de 'token' en 'key' wijzigen. Vooraf wordt daar mail over verstuurd. De nieuwe gegevens MOETEN dan naar de administratie worden overgenomen anders zal iDeal niet meer werken.

8. iDeal toepassen op les-/evenementtype

Via het menupad: [Evenementen] > [Instellingen]  > [Lestypen]

Klik op [Wijzigen] en onderstaand scherm wordt getoond.
Niet de hele breedte van het scherm wordt getoond. Dit zijn de onderdelen die relevant zijn.

De volgende velden zijn relevant:

Eén regel per les/evenement	Aangevinkt zorgt dit ervoor dat iedereen zich maar 1 keer kan inschrijven/aanmelden
Prijsstructuur	Deze MOET worden aangevinkt en dan moet het eerst bewaard worden om verder te kunnen gaan!
Facturatie instellingen	Knop [Tonen] wordt hier pas getoond als het aanvinken van veld 'Prijsstructuur' is bewaard.
[Tonen]	Let op! Verplicht in te vullen - Betalingstermijn instellen op 'iDeal' - Grootboekrekening waarop het evenementtype geboekt wordt - BTW ook al wordt er niet met BTW gewerkt moet deze toch op 0-BTW worden ingesteld - iDeal aanvinken
[Tonen] Betalingstermijn	Instellen op iDeal.
[Tonen] Grootboekrekening	Grootboekrekening waarop de opbrengsten van de betaling wordt geboekt.
[Tonen] BTW	Hier moet een BTW code gekozen worden. Wordt er niet met BTW gewerkt, dan toch 0-BTW selecteren.
[Tonen] iDeal	Moet worden aangevinkt om het evenement met iDeal te laten betalen.
Formuliervelden	Met deze optie kan een formulier toegevoegd worden om extra vragen te stellen.
Standaard formulier velden	Door standaard velden toe te voegen, zal ieder evenement die aan dit type wordt gekoppeld deze vragen tonen. Per evenement kunnen nog extra vragen worden toegevoegd door het vinkje bij 'Formuliervelden'.
Inschrijfformulier	Kunnen ook NIET-leden hiervoor opgeven dan moet een formulier worden geselecteerd.
Inschrijven via inschrijfformulier	Wordt dit aangevinkt, dan lopen ALLE inschrijvingen geforceerd via het formulier. Zowel van leden als niet-leden. Dit kan voordelen hebben zoals: - De inschrijver kan een mail bevestiging ontvangen - Aan het formulier kan een functie worden gekoppeld die geïnformeerd wordt over de inschrijving - De inschrijving krijgt een datum, hierdoor kunnen ze op datum van binnenkomst verwerkt worden als er te weinig plaats zou zijn om iedereen te laten deelnemen.
Diverse kopieer opties	Aangevinkt kan handig zijn als een evenement wordt gekopieerd t.b.v. een volgend te organiseren evenement.
Afdrukformulier	Er zijn twee opties. Alleen leden schrijven zich in en loggen in. Als hier een afdrukformulier is gekoppeld dan wordt dit afdrukformulier per mail verstuurd als leden zich inschrijven. Een lid wordt namelijk direct in het evenement geplaatst. Wil men dit niet dan moet het vinkje "Inschrijven via inschrijfformulier"  aan staan. Dan loopt alles via het inschrijfformulier  Niet leden schrijven zich in. Deze zijn onbekend in het systeem, maar het kan ook een lid zijn, die niet heeft ingelogd. Om dubbele data te vermijden komen deze inschrijvingen in een inschrijfbestand. Deze leden krijgen deze bevestiging pas als ze door de "evenementen commissie" zijn aangenomen in het evenement. Indien hierover vragen zijn, maak dan een helpdeskticket aan.
Informeer functie	Hier kan een functie gekoppeld worden, die moet worden geïnformeerd over de inschrijving.

9. Evenement/les/cursus

Zie: Het maken van een nieuwe les, evenement of cursus
Volg bovenstaande link naar de handleiding van dit onderdeel. Zodra bij aanmaak van het onderdeel bijbehorend les-/evenementtype wordt geselecteerd, zal onderin het scherm het blok 'Prijsstructuur' worden getoond.

10. Inschrijfformulier
Zie: Algemeen inschrijfformulier
Hieronder een voorbeeld van een dergelijk inschrijfformulier.
1 t/m 4 zijn belangrijke instellingen tbv de iDeal verwerking.