Exporteren van facturatiedata
In AllUnited Light is er geen mogelijkheid om te factureren. Hiervoor is AllUnited compleet nodig. Wel kan een download gemaakt worden naar excel, zodat op basis daarvan de facturen in Word, Excel of in een ander programma gemaakt kunnen worden.
Via het menupad (oud): Export facturatiedata kan een bestand aangemaakt worden.
Onderstaand scherm wordt dan getoond.
Er zijn hier een aantal opties:
- Testbestand aanmake. Het vinkje simuleren staat aan.
- Definitief bestand aanmaken.Het vinkje simuleren staat uit.
- Herafdruk van een bestand maken. Selectie op factuurdatum en herafdruk staat aangevinkt.
1. Testbestand aanmaken. Het vinkje simuleren staat aan.
Als niets wordt ingegeven en er wordt op bestand gedrukt, dan verschijnt bovenin het scherm een link naar het bestand. Zie onderstaand scherm.
Door op deze link te drukken kan het bestand geopend of opgeslagen worden. Het aantal facturen blijft gelijk. In dit voorbeeld blijft het aantal op 165.
2. Definitief bestand aanmaken. Het vinkje simuleren staat uit.
Als het vinkje simuleren wordt uitgezet dan wordt het aantal facturen na de export op 0 gezet, zodat deze bij een volgende export niet opnieuw meegenomen worden. Er komt weer een link naar het exportbestand en deze zal goed opgeslagen moeten worden.
In AllUnited worden de facturen dan als gefactureerd beschouwd en het systeem vult dan de exportdatum in als factuurdatum.
Dit is te zien op het tabblad activiteiten bij een lid. Daar wordt dan de facturatiedatum gevuld. Zie geel gemarkeerd veld hieronder.
3. Herafdruk van een bestand maken. Selectie op factuurdatum en herafdruk staat aangevinkt.
Als het nodig is een bestand opnieuw aan te maken, dan wordt de factuurdatum ingevuld waarmee het bestand de eerste keer is aangemaakt en het vinkje herafdruk wordt aangevinkt.
Daarmee kan het bestand nog een keer aangemaakt worden. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn als het bestand niet goed is opgeslagen.