Instellingen voor externe betaling
Een vereniging kan ervoor kiezen om haar facturen te laten incasseren door een andere partij, zoals Club Collect. De vereniging besteed dan het debiteurenbeheer uit aan een andere partij. AllUnited regelt dan de koppeling met deze externe partij, zodat de facturen en de informatie uitgewisseld kunnen worden.
Stappenplan is als volgt:
- Instellingen en koppeling aanmaken
- Facturen aanmaken
- Facturen versturen
- Voortgang inzien [to do]
1. Instellingen voor uitbesteding debiteurenbeheer
- Een nieuw documenttype aanmaken. Via het menupad: Boekhouding > instellingen >> documenttypen (onder de kop boekhouding). Voor Club Collect wordt dit doctypecode = CCL, documenttype = Clubcollect en oorsprong doc. = intern.
- Een nieuwe grootboekrekening aanmaken. Via het menupad: boekhouding > instellingen > grootboekrekeningen en dan de knop nieuw. Grootboekrekening valt onder de rubriek tussenrekeningen. Bijvoorbeeld grootboekrekening 2030 Tussenrek. CLubCollect
- De boekhouding specificaties aanpassen. Via het menupad: boekhouding > instellingen > boekhouding specificaties het blok externe betaling invullen. De API key wordt dan verkregen van de externe partij.
- De velden vertalen die te maken hebben met de externe betaling aanpassen aan de juiste partij.
Via het menupad: [Systeem beheer] > [Alle instellingen] > [Transactie vertalingen] kunnen we de velden selecteren die met de externe betaling te maken hebben en deze aanpassen naar de naam van de partij die deze betalingen gaat verzorgen. De veldnamen beginnen allemaal met "extcol"
Nadat de selectie is gemaakt en op wijzigen is gedrukt, wordt onderstaand scherm getoond. Hier kan de tekst aangepast worden. Bijv. ClubCollect betaling type.
2. Facturen aanmaken.
Het aanmaken van de facturen is niet anders als een externe partij wordt ingeschakeld voor de betalingen. Zie hiervoor de handleiding facturatie.
3. Facturen versturen.
Als gekozen is voor een externe partij voor het debiteurenbeheer, dan wordt bij het menuitem facturen versturen een extra blok getoond voor het versturen van de facturen. Met dit blok worden de facturen via een interface naar de externe partij gestuurd.
4. Voortgang inzien. Op het debiteurenscherm wordt een extra blok getoond om te zien of een factuur betaald is.
Opmerking: Er zijn twee velden voor de externe betaling heel belangrijk. Dit zijn:
extcolcontactid
extcolinvoiceid