Uitleg tussenrekening incasso
Voorbeeld van de werking van de automatische incasso in de boekhouding
Hieronder de administratieve verwerking van de boeking van de factuur van bijvoorbeeld 100 euro, de incasso en de verwerking via de bank. Voor de duidelijkheid is hier gekozen voor 1 enkele post.
|
De factuur |
debet |
credit |
Opmerking |
|
Debiteur (lid) |
100 |
|
Bij het lid komt het bedrag als een openstaande post te staan. |
|
Opbrengsten |
|
100 |
Grootboekrekening is gekoppeld aan de contributie. |
|
Aanmaken van de incasso (stap 1 incassoposten aanmaken) |
|||
|
Debiteur (lid) |
|
100 |
De factuur verdwijnt uit de openstaande postenlijst, zodat deze niet per ongeluk in de aanmaningen meegenomen kan worden terwijl de incasso al onderweg is. |
|
Tussenrekening incasso |
100 |
|
De openstaande post komt tijdelijk op de tussenrekening incasso te staan, zolang de betaling niet is verwerkt via het bankafschrift. |
|
Verwerking bank |
|||
|
Tussenrekening incasso |
|
100 |
De tussenrekening incasso wordt tegengeboekt, zodat deze weer op nul staat. |
|
Bank |
100 |
|
|
Uiteindelijk hou je dan alleen de opbrengsten en de bank over. De overige rekeningen worden alleen tijdelijk gebruikt, zie de geel en blauw gemarkeerde cellen.
Batchverwerking
Alle incasso's worden als een batch verwerkt, zodat niet alle individuele posten op een bankafschrift verwerkt moeten worden. Voor de batchverwerking komt er nog een boeking bij zodat in AllUnited duidelijk is welke incasso's met welke batch zijn verwerkt en dit ook altijd terug te vinden is. Bij het aanmaken van het incasso bestand krijg je dan deze extra boeking. In dit voorbeeld is ervan uitgegaan, dat er in totaal 1000 euro wordt geïncasseerd. Via de bank kan deze batch dan in één keer tegen geboekt worden.
Als een incassobatch is aangemaakt dan staat deze post bij de nog niet vereffende posten. Als het incassobestand via het bankafschrift is verwerkt, dan staat dit weer op 0.
Bij de nog niet vereffende posten staan dus de incasso's en betalingen waarvoor een bestand is aangemaakt, maar die nog niet via het bankafschrift zijn verwerkt.
|
Verwerking incasso batch |
|||
|
Tussenrekening incasso (batch) |
1000 |
|
Dit bedrag wordt dan via de bank tegen geboekt. |
|
Tussenrekening incasso (batch) |
|
1000 |
Dit bedrag is nodig om alle individuele posten die op de tussenrekening incasso staan te vereffenen. |
Terugtrekking incasso
|
Terugtrekking incasso via ref.type terugtrekking incasso |
|||
|
|
debet |
credit |
opmerking |
|
Debiteuren |
100 |
|
De factuur komt weer open te staan |
|
Bank |
|
100 |
Het bedrag is niet ontvangen en moet tegengeboekt worden, omdat deze wel is opgenomen in de totale incasso batch. |
Door het juiste nummer van de incasso in te vullen weet het systeem welke factuur weer opengezet moet worden, zodat deze ook weer mee kan gaan in de aanmaningen.
Bij het inlezen van een MT940 bestand wordt het nummer van de teruggetrokken incasso automatisch herkend.