Instellingen boekhouding grootboekrekeningen
Via het menupad: Boekhouding > instellingen > grootboekrekeningen (onder de kop boekhouding) via de knop selecteren wordt onderstaand scherm getoond:
Hier zijn drie opties mogelijk:
- Het selecteren van één of meerdere bestaande grootboekrekeningen om deze te bekijken of aan te passen. In dat geval wordt bovenstaand selectiescherm gebruikt.
- Het maken van een nieuwe grootboekrekening via de knop nieuw in de menubalk
- Het leegmaken van een grootboekrekening via de knop grootboekrekening leegmaken in de menubalk
Het leegmaken van een grootboekrekening wil zeggen dan alle posten van een grootboekrekening overgebracht worden naar een andere grootboekrekening. Onderstaand scherm wordt dan getoond.
Het selecteren van één of meerdere grootboekrekeningen geeft een tussenscherm indien er meer grootboekrekeningen worden opgevraagd. Hier kan doorgeklikt worden op de gewenste grootboekrekening en daarna kan deze bekeken of aangepast worden. Als voorbeeld een bankrekening waarop ook geïncasseerd en betaald wordt, zodat alle velden zijn gevuld.
De grootboekrekening bevat 3 blokken:
- Grootboekrekening
Als een grootboekrekening geen bank of kasrekening is, dan hoeft alleen het eerste blok gevuld te worden - Bank/kasafschrift
Bij een bank of kasafschrift moet het tweede blok ook gevuld worden. - Auto inc./bet.
Indien op een bankrekening sprake is van het aanmaken van een incasso of een betaalbestand, dan moet het derde blok ook gevuld worden.
De volgende velden kunnen ingesteld worden:
| Veld | Omschrijving |
| Blok Grootboekrekening | |
| Grtbkreknummer | Dit is het nummer van de grootboekrekening. Het nummer kan niet meer aangepast worden |
| Grootboekrekening | Dit is de omschrijving van de grootboekrekening |
| Verdichting | Dit is het verdichtingsniveau waaraan de grootboekrekening is gekoppeld. Zie: Instellingen boekhouding verdichtingen |
| BTW | Aanbevolen wordt dit veld leeg te laten, tenzij eer sprake is dat altijd een bepaald percentage BTW op deze grootboekrekening moet worden geboekt. Dan kan een BTW code gekozen worden. |
| Vereffening | Als dit veld wordt aangevinkt dan kan deze grootboekrekening vereffend worden. Bijvoorbeeld bij de rekening vooruitbetalingen in de balans. Het vereffenen van grootboekrekeningen staat beschreven bij: Zie: Boekhouding vereffening |
| Blok Bank/Kas-afschrift | |
| Bank/kas-afschrift | Als dit veld wordt aangevinkt, dan wordt deze grootboekrekening als een bank - of kasboek aangemerkt. Deze grootboekrekening kan dan gebruikt worden voor het verwerken van kas- of bankafschriften. Zie: Overzicht bank/kasrekeningen |
| IBAN / BIC | Hier wordt het IBAN nummer ingegeven. Het nummer moet zonder spaties of punten worden vastgelegd. Het BIC nummer zal er automatisch bijkomen als de grootboekrekening wordt bewaard. |
| Ten name van | Dit is de tenaamstelling van de bankrekening. |
| Valuta | Hier wordt euro gekozen. Als er sprake is van een andere valuta neem dan contact op met AllUnited. |
| Documenttype | Voor een kasafschrift wordt hier gekozen voor kas en voor een bankafschrift voor bank. |
| Afschriftbestandtype | Voor bankrekeningen wordt hier MT940 gekozen. Sinds de invoering van SEPA is geen ander bestandstype meer mogelijk. |
| Blok Auto Inc./Bet. | |
| Auto Inc./Bet. | Dit veld moet worden aangevinkt indien de bankrekening die aan deze grootboekrekening is gekoppeld ook gebruikt wordt voor incasso- en/of betaalbestanden. |
| Incassant Id | Dit veld hoeft alleen gevuld te worden bij incasso. Een voorbeeld van een incassant Id is NL35ZZZ244403850000. Het bevat altijd het nummer van de Kamer van Koophandel. |
| Naam (op mandaat) | Dit veld hoeft alleen gevuld te worden bij incasso. Het is de tenaamstelling die op het incassocontract staat. Meestal de naam van de vereniging. |
| Incassobestandtype | Voor het aanmaken van een incassobestand wordt hier het bestandstype SEPA_SSD_PAIN008 (Incasso) gekozen |
| Betalingbestandtype | Voor het aanmaken van een betaalbestand wordt hier het bestandstype SEPA_SCT_PAIN001 (Betaling) gekozen |
| Batchverwerking | Sinds de komst van SEPA is het verplicht incasso's en betaalbestanden als een batch te verwerken. Dit vinkje moet dus verplicht aan staan. |
| Apart bestand herhaalincasso's |
Standaard wordt dit niet aangevinkt. AllUnited heeft ervoor gekozen om alle incasso's als een eerste incasso te verwerken. Dit verminderd de complexiteit van de incasso's enorm. Het enige nadeel is dat de bank 6 werkdagen voor deze incasso's nodig heeft en 2 werkdagen voor herhaalincasso's. |
| Totaal limit | Hier wordt het bedrag ingegeven dat in het incassocontract staat opgenomen als het maximale bedrag dat per keer mag worden geïncasseerd. Als de totaal limiet wordt overschreden, dan wordt wel een incassobestand aangemaakt tot het maximale bedrag. De overige incassoposten blijven staan totdat een volgend bestand kan worden aangemaakt. Het is afhankelijk van de afspraken met de bank of zo'n bestand direct mag worden aangeboden of pas de volgende maand. |
| Enkele post limit | Hier wordt het bedrag ingegeven dat in het incassocontract staat opgenomen als het maximale bedrag dat per lid mag worden geïncasseerd. Zijn de incassoposten hoger, dan worden deze niet meegenomen in het incassobestand. Het is mogelijk om een post te splitsen. Zie factuur opsplitsen Zie: Debiteurenbeheer |
Met de knop bewaren, worden de wijzigingen opgeslagen.