Faq factuur wordt onterecht aangemaakt/activiteit kan niet verwijderd worden
Dit kan verschillende oorzaken hebben.
- De factuur is verwijderd uit de lijst niet geboekte facturen, maar de activiteit waarop de factuur is gebaseerd is niet verwijderd.
- De factuur was al geboekt en is gestorneerd, maar de activiteit waarop de factuur is gebaseerd is niet verwijderd.
- De activiteit is verwijderd en toch wordt er een factuur aangemaakt.
Ad 1
In dit geval kan de activiteit verwijderd worden.
Let op:
Controleer echter wel of de activiteit niet opnieuw wordt aangemaakt via het menupad activiteiten >> activiteiten aanmaken.
Bij veel verenigingen staat de instelling zo dat een lid dat nog actief is altijd de activiteit hockey, tennis, atletiek, basketbal etc. krijgt.
Voordeel van deze instelling is, dat er nooit vergeten kan worden de contributie te facturen en daardoor mist de vereniging nooit inkomsten omdat men de contributie vergeet.
Nadeel van deze instelling is, het soms lastig is een activiteit te verwijderen.
Wordt de activiteit opnieuw aangemaakt en deze moet NIET gefactureerd worden, zet dan een vinkje bij F.B. ({factuurblokkade}) op het tabblad activiteiten in het blok activiteiten historie. In het scherm hieronder staat dat vinkje voor het factuurnummer. Een activiteit kan alleen aangepast worden als deze nog niet is gefactureerd. Dus het veld factuurnummer moet leeg zijn.
De activiteit kan dan op termijn, als het seizoen voorbij is, verwijderd worden.
Ad 2
Gestorneerde factuur wordt weer aangemaakt.
In de meeste gevallen zal dit de bedoeling zijn. Vaak wordt een factuur gestorneerd omdat het lid een andere activiteit krijgt. De basis van de factuur is de activiteit en deze is dan meestal fout. De activiteit moet dan omgezet worden. Dit kan alleen als er geen factuur aan de activiteit is gekoppeld. Dus ook geen factuur die nog in de "lijst niet geboekte facturen staat".
Bijvoorbeeld
- Van spelend lid naar trainingslid
- Van actief lid naar rustend lid
- Van wedstrijdlid naar recreant
Storneren van een factuur doet het volgende:
- De factuur wordt gecrediteerd
- De factuur en de creditnota worden bij de vereffende facturen geplaatst.
- De factuur staat niet meer open op het debiteurenscherm en in de debiteurenlijst
- De activiteit staat weer open
Nadat de activiteit is aangepast kan de factuur weer worden aangemaakt.
Als dat niet de bedoeling is en de actviteit moet verwijderd worden zie ad 1.
Ad 3
Zie ad 1.