Relaties samenvoegen

Tip: Voeg eerst de volgende twee Selectie Wizards via de importeerfunctie toe, start daarbij met nummer 1 en daarna nummer 2.

1. CO - Mogelijke dubbele relatie
2. CO - Mogelijke dubbele relaties met relatienummer

Klik bij de tweede selectie na het importeren bovenin op Selectie Wijzigen en zorg dat de benodigde velden met de juiste selectie (nr. 1) gekoppeld worden. Klik dan op ‘Bewaren en terug’ en klik vervolgens bij de rapportage op WIJZIGEN.

Let op: In deze Selecties wordt gekeken naar relaties met dezelfde achternaam, voornaam, geboortedatum en adres. Je zou de filtering ook anders/kleiner kunnen maken, waardoor het resultaat wellicht groter zal worden.

Zie je hier dubbele relaties? Ga naar Relaties >> Relaties beheren >> Relatie samenvoegen. Voeg dan de relatienummers toe. In het bovenste veld zet je de kaart die je wilt overzetten naar de kaart die je wilt behouden en in het onderste veld de kaart die behouden blijft. Klik daarna op Samenvoegen. Je komt vervolgens in de samengevoegde kaart terecht, zodat je bepaalde data kan nalopen een alsnog kan rechttrekken.

Scenario’s om mee rekening te houden:

Situatie 1: Jullie wisselen geen leden uit met de bond

Situatie 1a: Je gaat de oudere kaart samenvoegen met de nieuwere
Dan zullen de data vanuit de kaart die je dan gaat overzetten een oudere geschiedenis hebben. Zorg dan dat je de vanaf datum aanpast naar het verleden als je de kaarten samengevoegd hebt.

Situatie 1b: Je gaat de nieuwere kaart samenvoegen met de oudere
Let hierbij op dat de gegevens in de oudere stamkaart gehandhaafd blijven, dus als er ‘nieuwe’ gegevens in de kaart staan die je gaat samenvoegen, neem die dan even eerst handmatig vooraf over richting de oudere kaart. Voeg ze daarna samen.

Check vervolgens ook voor de zekerheid of er geen zaken dubbel bij de relatie zijn toegevoegd door het samenvoegen (bijv. Functies, Activiteiten, Lessen/Evenementen). Indien hier sprake van is, verwijder de dubbelingen dan.

Als er sprake is van een periode dat iemand géén lid is geweest, voer dan de Functie Relatie Inactief in voor de tussenliggende periode. Zo kan je eenvoudig zien wanneer iemand opnieuw lid is geworden.

Situatie 2: Jullie wisselen je leden met een bond uit en de relatie staat dubbel in je bestand. Daarbij wordt 1 van de 2 actief uitgewisseld.

In dit geval zal je de relatie die niet uitgewisseld wordt, moeten overzetten naar de relatie die uitgewisseld wordt. Bekijk verder Situatie 1.

Situatie 3: Jullie wisselen je leden met een bond uit en de relatie staat dubbel in je bestand.

Daarbij worden beide actief uitgewisseld. In dit geval moet je even bepalen welke kaart je wilt behouden. Meldt de andere eerst af bij de bond voordat je gaat samenvoegen. Heb je dat gedaan dan kan je ze gaan samenvoegen. Bekijk verder Situatie 1.

Situatie 4: Jullie zijn een bond/overkoepelende entiteit met onderliggende systemen die met elkaar uitwisselen en jullie ontdubbelen relatiekaarten waarbij de gekoppelde relaties beide actief staan.

In principe kan je kijken naar Situatie 1. Waar je verder rekening mee moet houden:

1. De relatie is dubbel in het systeem terecht gekomen omdat hij/zij dubbel bij de onderliggende vereniging ingevoerd was. Schiet in dit geval dan een ticket in richting AllUnited, met het verzoek of zij de gedane correctie bij de betreffende vereniging kunnen recht trekken, omdat hier extra acties nodig voor zijn om te voorkomen dat er problemen met de uitwisseling komen.
2. De relatie is gekoppeld aan verschillende verenigingen - In dit geval zal bij uitwisseling van dit lid vanuit de vereniging waarbij het ‘bondsnummer’ door de samenvoeging aangepast is, gecorrigeerd worden vanuit het systeem naar het juiste ‘bondsnummer’.