Faq activiteiten. waarom kan ik een activiteit niet wijzigen
Als een activiteit is gefactureerd dan is het niet mogelijk om deze activiteit te wijzigen. AllUnited gaat ervan uit dat het omzetten van een activiteit ook vaak gevolgen heeft voor de facturatie.
Bijvoorbeeld.
- Niet spelend lid wordt spelend lid
- Recreant wordt wedstrijdatleet en moet dus de wedstrijdlicentie gaan betalen.
- Rustend lid wordt actief lid
Om te voorkomen dat een wijziging niet gefactureerd wordt, moet dus eerst de factuur gestorneerd/gecrediteerd worden. Daarna kan de activiteit omgezet worden en kan er voor de nieuwe activiteit een factuur aangemaakt worden. Het verschil in het factuurbedrag moet dan door het lid worden bijbetaald of wordt aan het lid terugbetaald.
Stappen voor de mogelijke oplossingen:
Ga naar het activiteitenscherm van de relatie. Zorg dat wijzigen aan staat. Je hebt nu twee opties.
1. De activiteit in zijn geheel aanpassen door de factuur te storneren
2. De categorie aanpassen binnen de geplaatste activiteit zelf
Stappen oplossing 1:
- Klik op het factuurnummer achter de activiteit die omgezet moet worden.
- Klik op de knop storneren (is de knop niet aanwezig dan moet nog op wijzigen worden gedrukt)
- Nu kan de activiteit aangepast worden.
- Indien van toepassing kan de interface opgestart worden en kan de wijziging doorgegeven worden aan de bond.
- Via het menupad: Facturen > massa factureren stap 1 kan een nieuwe factuur worden aangemaakt voor de nieuwe activiteit.
Tip 1.
In de lijst Concept facturen is het altijd mogelijk een aanpassing te doen op de prijs, indien deze anders is. Bijvoorbeeld als gedurende het seizoen een omzetting plaats vindt en het lid niet voor het hele seizoen de duurdere of goedkopere contributie hoeft te krijgen.
Tip 2
Door het storneren van de factuur komt een eventuele reeds gedane betaling ook weer open te staan. Bij het aanmaken van de factuur moet dus geen rekening gehouden worden met het reeds betaalde bedrag.
Stappen oplossing 2:
- Klik op de bestaande categorie, dan zal er een nieuw pop-up venster getoond worden.
- Selecteer in het pop-up scherm de gewenste categorie
- Het systeem zal vervolgens het prijsverschil tonen tussen beide categorieën, aan de hand waarvan je kan bepalen of je de categorie wilt aanpassen met of zonder een factuur.
- Kies je zonder factuur, dan wordt de categorie simpelweg aangepast / Kies je met factuur, dan wordt er een manuele factuur als template aangemaakt, die je zelf nog naar wens kan aanpassen
- Heb je gekozen voor met factuur kan je kiezen de factuur op te slaan via 'Bewaren en terug' (Factuur zal geplaatst worden bij de Concept facturen) of door op 'Boeken' te klikken (Factuur wordt geplaatst bij de te verzenden facturen)
- Zijn bovenstaande stappen doorlopen dan is de categorie aangepast
- Heb je gekozen voor met factuur, dan resteert nog het eventuele boeken van de factuur of het versturen van de factuur via de Facturatiemodule
Tip 1
Niet iedere ledenadministrateur heeft de rechten om de categorie zelf aan te mogen passen, omdat er ook eens stukje facturatie bij komt kijken. Dus heb je de rechten niet dan zullen of de rechten uitgebreid (benodigde profiel: AC - Geboekte categorie aanpassen) moeten worden of de penningmeester/systeembeheerder zal de categorie moeten aanpassen.
Tip 2
Kan je wel de categorie aanpassen, maar kan je zelf niet bij de facturatiemodule, sein dan de penningmeester in dat er een factuur klaar staat, die verder verwerkt moet worden.